Si alguna ocasión organizaste un fiesta, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la norma más valiosa.

Organizar un acontecimiento no es una labor simple. Pero puedo identificar 10 referencias importantes que tiene que tener en cuenta para que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este tema. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer placer decorativo a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en online, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el fin del evento.

2. Preste suficiente concentración a la planeación

El programa debe incluir logística, material y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada miembro pueda ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una labor. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en por completo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si posee un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta fascinar a la donde comprar equipo de sonido para fiestas concurrencia y genera el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más generales. Esta situación es exactamente lo que genera la impresión de una acontecimiento.

5. Verifique la ubicación y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione de manera correcta en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy primordial distribuir las tareas entre los miembros del grupo no solo en la etapa de planificación sino de igual manera durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo particular.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de un fiesta. El estilo de evento, su concurrencia objetivo, los recursos internos y el importe determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre la acontecimiento para casi todos.

También es primordial generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste interés al servicio

Verifica de que tu personal siga la regla de la cara de pato. Sea amable con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es sobre como fueron tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas antes al evento

Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos sobresalientes y preparó los componenetes impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y dichoso posterior del evento, pero será laborioso para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final del convivio o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a evitar fallas en el futuro y a mejorar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso si su convivio se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea entusiasta y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su acontecimiento va a ser un éxito!