Si alguna vez organizaste un evento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear una convivio no es una labor sencilla. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer placer decorativo a los huéspedes? El formato del fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en la web, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a lograr el propósito del evento.

2. Preste suficiente interés a la planificación

El programa debe incluir logística, contenido y la promoción del acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada miembro tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare un lista de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si posee un rincón fotográfico emocionante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría ofrecer la oportunidad de ir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta asombrar a la multitud y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esto es exactamente lo que crea la sensación de una acontecimiento.

5. Verifique la sede y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy importante distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de gestación sino incluso durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de cenas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada integrante del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un fiesta. El estilo de convivio, su concurrencia objetivo, los recursos internos y el importe determinan su enfoque de publicidad. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la evento para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la idea del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste interés al servicio

Verifica de que tu personal siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los amigos sobresalientes y preparó los materiales impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a evitar fallas en el futuro y a progresar la su explicación calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un convivio. Esto será útil en caso de que su acontecimiento se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga angustia a las sorpresas, ¡y su evento será un éxito!